Gestion de projet : comment faire un macroplanning ?

Pour réussir un projet, on a besoin d’un planning. La gestion d’un projet requiert donc un outil facile et efficace. Le macroplanning fait partie des dispositifs dont font usage les Chefs de projet pour organiser une équipe et planifier le projet. Une version simplifiée du planning, le macroplanning est utilisé comme support de communication entre les acteurs du projet, notamment du comité de pilotage et d’autres parties prenantes. Pour le connaître dans ses détails et afin de mieux le maîtriser, ce guide est à consulter.

Le macroplanning, en quoi consiste-t-il ?

Le macroplanning, en gestion de projet, est une approche simple qui va servir d’outil de communication lors d’un briefing ou d’une réunion. Il s’agit d’un support de visualisation de façon prompte et rapide de toutes les grandes étapes et les jalons qui constituent le projet. C’est un résumé compact, mais complet, des grandes phases du projet.

Essentiellement, le macroplanning est établi lors de la phase d’initialisation. C’est un outil qui montre l’itinéraire détaillé du projet et qui sert également de support d’échange avec toutes les parties prenantes.

Le macroplanning, à quoi sert-il ?

Le macroplanning est un outil de synthèse dans lequel sont inscrits toutes les dates rattachées au projet, en l’occurrence la date de début, la date de livraison de chaque livrable, la date de fin de chaque étape et celle de la fin du projet. Le macroplanning sert à communiquer avec tous les acteurs et participants associés au projet, à savoir la direction, les clients, les fournisseurs et autres, du déroulement du projet sans avoir à détailler chaque étape.

Cet outil permet évaluer de manière brève la faisabilité du projet en prenant compte des délais avancés. C’est un dispositif qui permet d’effectuer une estimation des ressources financières, matérielles et humaines requises.

Le macroplanning aide à mieux planifier les différentes missions et les différentes tâches sans entrer dans les détails. Cela permet de fixer les délais pour chaque étape. Cet outil sert aussi à dépister les obstacles et dangers bien avant pour planifier la gestion des risques. 

C’est une approche permettant de coordonner les activités de toute l’équipe afin qu’aucun des acteurs ne se perde.

Quelles sont les étapes pour créer un macroplanning ?

La démarche pour créer un macroplanning est constituée de quelques étapes. Cette démarche est une succession de recensement d’informations pour qu’on puisse, à la fin, avoir des renseignements consistants et les présenter à toutes les parties prenantes.

Indication de la date d’échéance du projet

Pour commencer, il est important de mettre une date de fin au projet. Pour pouvoir disposer d’un délai, il faut :

• Connaître les exigences du client si le projet est réalisé pour un client ou se fixer un objectif quand il s’agit d’un projet pour l’entreprise
• Considérer les obligations et limites externes. Il s’agit des paramètres extérieurs qui influent sur le déroulement du projet, à savoir les réglementations légales, les contraintes de saison, l’état du marché ou les créneaux occasionnels
• Estimer les ressources disponibles, en l’occurrence les moyens financiers, les moyens matériels et les moyens humains
• Evaluer la complexité du projet pour pouvoir prévoir le temps nécessaire à sa réalisation.

Définition des grandes tâches pour la réalisation du projet          

Le projet doit être réalisé par échelons. Ces échelons se présentent sous forme de grandes tâches. Il faut ainsi lister ces grandes tâches. Pour pouvoir les définir, il est plus judicieux de se référer aux précédents projets déjà réalisés qui présentent une certaine similitude au projet en cours et en recueillir le plus d’informations. Il est aussi possible de solliciter l’intervention d’experts internes ou externes pour les définir.

On recommande aussi l’utilisation de la méthode du chemin critique qui consiste à remonter depuis la date de fin de projet. Toutefois, il n’est pas nécessaire de rentrer dans les détails.

Elaboration des interdépendances

Les principaux jalons ont été identifiés, il faut maintenant analyser les relations entre eux, autrement dit répertorier les interdépendances entre les tâches pour pouvoir identifier et prévenir les goulots d’étranglement. Ces derniers risqueraient de compromettre le déroulement du projet et de retarder ainsi la livraison.

Evaluation de la durée de chaque tâche

Le délai de chaque tâche doit également être défini. C’est en évaluant la durée qu’on arrivera à déterminer la date de fin d’accomplissement de chaque tâche. On recommande de partir d’une durée réelle et d’ajouter une marge pour gérer les imprévus.

Création du macroplanning

Il est temps maintenant de reporter les informations sur le planning. La réalisation d’un macroplanning s’accompagne généralement d’un outil comme les logiciels de gestion, les logiciels de bureautique et les logiciels de graphisme.